ybuild para distribución y venta al por mayor

Para quién es

• Distribuidores y mayoristas que gestionan pedidos B2B
• Operaciones de consumo masivo (FMCG) y de suministro que ya no caben en las hojas de cálculo
• Equipos que coordinan vendedores, rutas y stock

Cómo encaja ybuild

• Pedidos, catálogo y stock en un único sistema full-stack alojado
• En vivo en tu propio dominio, con base de datos gestionada y autenticación
• Los vendedores y la trastienda trabajan sobre los mismos datos en vivo —sin volver a teclear nada
• El historial de versiones y la recuperación ante fallos mantienen la toma de pedidos en pie

El día de pedidos, del teléfono del vendedor a la factura

Mira cómo se mueve de verdad un pedido dentro de un distribuidor mediano y entenderás por qué las hojas de cálculo revientan. Un vendedor en su ruta se detiene en una tienda de barrio, recorre las estanterías y anota un pedido en una libreta o lo dispara por WhatsApp: doce cajas del de 330 ml, seis interiores del SKU nuevo, lo de siempre en todo lo demás. Ese pedido se queda en un teléfono hasta que alguien en la oficina lo vuelve a teclear en una hoja de cálculo, lo contrasta con una pestaña de stock que fue exacta por última vez ayer por la mañana, y confirma el precio —que no es el de lista, porque esta cuenta está en el nivel 2 y tiene un trato fijo en una línea. Multiplica eso por cuarenta vendedores y trescientas cuentas y solo el reteclear ya es un trabajo a tiempo completo que produce errores en vez de valor.

La trastienda tiene entonces que responder preguntas que la hoja de cálculo no puede: si este cliente pasó su límite de crédito, si el artículo está de verdad en stock o ya está prometido a otros tres pedidos, si esto va en la ruta de hoy o en la de mañana. Un preparador trabaja con una impresión que ya está desactualizada cuando llega al almacén. Se emite una factura, se envía por correo y luego se persigue durante treinta, sesenta, noventa días mientras nadie puede decir rápido qué cuentas están vencidas y por cuánto.

Cada uno de esos pasos es un lugar donde un sistema alojado reemplaza una llamada o un reteclado. El vendedor carga el pedido una vez, contra stock en vivo y el nivel de precio propio del cliente, y es un pedido —no un mensaje que alguien tiene que transcribir. El stock se descuenta en el momento en que se confirma, así que el siguiente vendedor ve lo que de verdad queda. Los límites de crédito y las condiciones van pegados a la cuenta, de modo que un pedido por encima del límite se marca antes de despacharse, no después. La lista de preparación, la ruta de reparto y la factura leen todas del mismo registro. Esa es la diferencia entre un software y una hoja de cálculo: una única fuente de verdad compartida sobre la que los vendedores, el almacén y la trastienda trabajan a la vez.

Primero el pedido, después el catálogo, después los vendedores

El instinto es construir primero el catálogo porque se siente como los cimientos, pero en distribución lo que se paga solo más rápido es el pedido. Empieza por la captura de pedidos contra inventario en vivo: una pantalla donde un vendedor o un comprador elige productos, ve el precio que aplica a esa cuenta y envía —con el stock descontándose a medida que los pedidos se confirman. Ese único bucle elimina el hábito más caro del negocio, que es cargar el mismo pedido dos o tres veces. Ponlo a funcionar, súbelo a tu propio dominio y deja que un puñado de vendedores lo use una semana antes de añadir nada más.

El catálogo va en segundo lugar, y es más que una lista de productos. Los catálogos mayoristas llevan unidades de medida —unidad, interior, caja, palé— con conversiones entre ellas, para que un comprador pida en cajas mientras el stock se cuenta en unidades. Llevan precios específicos por cliente: precio de lista, precio por nivel, precio de contrato, descuentos por volumen y los tratos puntuales que negocian los vendedores. Modela eso una vez y cada pedido hereda el número correcto de forma automática. Ancla cada producto a un SKU real y, donde vendas a minoristas, a un GTIN, para que el mismo artículo signifique lo mismo en el pedido, en la lista de preparación y en la factura.

Los vendedores van en tercer lugar. Una vez que pedidos y precios están sólidos, dale al equipo de calle su propia vista: sus cuentas, su historial de pedidos, un botón rápido de "repetir lo de siempre" y visibilidad de lo que hay en stock antes de prometerlo. Esto es además lo que hoy esperan los compradores B2B: recompra en autoservicio en lugar de esperar a que les devuelvan la llamada. Añade herramientas de trastienda por los bordes —gestión de pendientes por falta de stock, una vista simple de preparación, una lista de facturas vencidas— a medida que sientas el dolor, no antes. Construir en este orden significa que ya tienes un sistema alojado y funcionando que se gana su sueldo después de la primera semana, y lo haces crecer contra el uso real en vez de adivinar los requisitos por adelantado. ybuild construye cada porción full-stack —base de datos, lógica y pantallas— así que "añadir accesos para vendedores" o "añadir precios por descuento de volumen" es un prompt, no un proyecto.

Precios, condiciones y dónde se tuercen los proyectos de distribución

El precio en distribución nunca es un solo número, y un sistema que finge lo contrario fracasa al primer contacto con la realidad. La misma caja se despacha a una cuenta a precio de lista, a otra a un precio de contrato fijado en un acuerdo de suministro, y a una tercera con un descuento por volumen que solo aplica por encima de una cantidad mínima de pedido. Las condiciones también varían: este comprador es a 30 días, aquel a 60, una cuenta nueva paga contra entrega hasta que se gane la confianza, y todos tienen un límite de crédito que debería frenar un pedido antes de que se prepare. El reparto es su propia capa —los pedidos se agrupan en rutas, algunas cuentas solo reciben ciertos días, y un envío parcial con el resto pendiente por falta de stock es lo normal, no la excepción. Construye el modelo para que sostenga todo esto desde el principio y el software seguirá siendo útil a medida que creces; codifica a fuego un solo precio y una sola condición y volverás a la hoja de cálculo en menos de un mes.

Cinco errores hunden estos proyectos. Primero, querer abarcarlo todo —reemplazar todo el ERP de una vez en lugar de lanzar el bucle de pedidos e ir ampliando. Segundo, ignorar los precios específicos por cliente y tratar el precio de lista como el precio; los vendedores abandonan una herramienta que cotiza el número equivocado. Tercero, olvidar las unidades de medida, de modo que un pedido en cajas se registra en silencio como unidades y las cuentas se desvían. Cuarto, sin disciplina con los SKUs y los GTINs, lo que llena el catálogo de duplicados y vuelve inútiles los recuentos de stock. Quinto, exceso de permisos —dar a cada vendedor acceso a cada cuenta y a los datos de coste o margen, cuando los vendedores deberían ver su propia cartera y la trastienda debería ver el dinero.

Los equipos que ganan mantienen el alcance ajustado y el sistema en vivo. Ponen el bucle de pedidos en su propio dominio, hacen que los vendedores lo usen, y añaden reglas de precio, pendientes por falta de stock e informes a medida que el negocio los pide —un sistema alojado que crece en vez de cinco suscripciones que no se hablan. Como todo corre sobre ybuild, iterar es seguro: el historial de versiones y la recuperación ante fallos hacen que un cambio a mitad de semana en un nivel de precio no pueda tumbar la toma de pedidos.

Preguntas frecuentes

¿Puede ybuild manejar precios mayoristas específicos por cliente y por niveles?

Sí. Describe tu precio de lista, tus precios por nivel, tus precios de contrato y tus descuentos por volumen, y ybuild los integra en el catálogo para que cada pedido tome el número correcto para esa cuenta. Está alojado en ybuild y funciona en tu propio dominio.

¿Pueden los vendedores tomar pedidos en la calle desde su teléfono?

Sí. Los vendedores obtienen una vista adaptada al móvil de sus propias cuentas, el stock en vivo y un botón de recompra, y los pedidos se escriben directamente en el mismo sistema alojado desde el que trabaja la trastienda —sin reteclear y sin transcribir mensajes de WhatsApp.

¿Controla el stock en distintas unidades de medida —unidad, caja, palé?

Sí. Modela tus unidades y sus conversiones una vez y el sistema mantiene los recuentos en orden aunque un comprador pida en cajas mientras tú cuentas en unidades, de modo que un pedido en cajas nunca se registre en silencio como una sola unidad.

¿Puedo empezar solo con la toma de pedidos y añadir el resto después?

Sí, y es el camino recomendado. Construye primero el bucle de pedidos, ponlo en vivo en tu propio dominio, y luego añade reglas de precio, pendientes por falta de stock, accesos para vendedores e informes como prompts. El historial de versiones mantiene seguro el sistema en vivo mientras iteras.

¿Necesito servidores o un desarrollador para mantenerlo funcionando?

No. ybuild construye y aloja el sistema full-stack en tu propio dominio, con base de datos gestionada, autenticación y recuperación ante fallos, así que no hay nada que auto-alojar ni ningún servidor que cuidar.