Sistema de inventario para tiendas de bicicletas

El problema

• Cada modelo llega en una matriz de tallas y colores, así que 'una Trek Marlin en stock' no significa nada. Necesitas saber que es una talla M en azul mate, en el casillero R3, antes de prometérsela a un cliente.
• Las bicicletas completas y las eléctricas llevan número de serie de cuadro, pero viven en una caja de zapatos o en una hoja de cálculo, así que las reclamaciones de garantía y la recuperación por robo se vienen abajo en cuanto alguien entra con un número de serie y una historia.
• El taller instala cadenas, cables y cámaras todo el día, y esas piezas casi nunca se descuentan, así que el conteo en la estantería se desvía en silencio de la realidad a lo largo de toda la temporada.
• La temporada alta oscila con fuerza, pero sin puntos de pedido por variante y datos reales de rotación, la compra previa a la temporada es una adivinanza, y o te quedas con stock muerto o te quedas sin la talla que todos quieren en abril.

Un día con el sistema

1. Por la mañana: llega un envío de tu distribuidor. Escaneas cada caja y la recibes contra la orden de compra abierta, así el stock entra en las variantes correctas con el costo y la ubicación de casillero correctos.
2. A cada bicicleta completa de ese envío se le escanea el número de serie del cuadro para crear una unidad serializada y se la marca como in_stock, ligando ese cuadro físico concreto a su variante.
3. Un cliente que entra quiere una bici de gravel talla M en verde. Consultas la matriz de variantes, ves que hay una en stock en el casillero R3 y la reservas para que nadie más se la venda por delante.
4. En la caja, la venta descuenta esa variante, cambia la unidad serializada a sold, la vincula al cliente con una fecha de caducidad de garantía y te pide registrar el número de serie del cuadro para la recuperación por robo.
5. Un cliente habitual deja su bici para una puesta a punto. Abres una orden de trabajo sobre el número de serie de su unidad, fijas una fecha prometida de entrega y aterriza en la cola del taller.
6. El mecánico agrega mano de obra más una cadena nueva, dos cables y una cámara. Cada pieza se descuenta del stock a medida que se agrega al trabajo, así el conteo se mantiene fiel tanto si una pieza se vende en el mostrador como si se instala en la trastienda.
7. Al final del día, el panel de reposición marca cada variante por debajo de su punto de pedido, las agrupa por proveedor y redacta órdenes de compra, incluidas las líneas de pedido especial para clientes que esperan una talla que no tienes en stock.
8. Haces el conteo cíclico de un casillero, reconcilias el conteo físico contra el sistema, y cualquier discrepancia queda registrada contra esa variante, así las mermas se vuelven visibles en lugar de ser una sorpresa a fin de año.

Dónde falla la IA

• Tratar un modelo de bici como un solo SKU. Un modelo no es stock; la variante de talla y color sí lo es. Si el esquema no separa modelo de variante y no deja que cada variante lleve su propia cantidad, costo, código de barras y casillero, sobrevenderás una talla que no tienes y todo el conteo se vuelve ficción.
• Modelar igual las bicicletas serializadas y las piezas a granel. Un cuadro es una unidad única con un número de serie y un ciclo de vida (recibida, vendida, en garantía); una caja de cámaras es una cantidad fungible. Fuerza un solo modelo sobre ambos y o inventas números de serie falsos para las cámaras o pierdes el número de serie de una bici eléctrica de 5.000 dólares. Necesitas una capa de cantidad y una capa de número de serie.
• Dejar que los trabajos de taller esquiven el inventario. Cada pieza que instala un mecánico tiene que descontarse del mismo stock que vende el salón de ventas, o el conteo se desvía toda la temporada. El desarrollo ingenuo registra la mano de obra y olvida que una orden de trabajo también es una transacción de inventario.
• Romper la cadena de número de serie a cliente a garantía. Las reclamaciones de garantía y la recuperación por robo dependen ambas del número de serie del cuadro más la fecha de compra más el propietario. Si el número de serie es una nota de texto libre en lugar de un registro vinculado, no puedes responder '¿es esta nuestra bici?' cuando entra un cuadro robado, ni tramitar una garantía dos años después.
• Colapsar los estados de la unidad. Reservada, vendida y en garantía son tres estados distintos. Fusiónalos y una bici que físicamente ya no está seguirá figurando como vendible, o un pedido especial reservado se le vende a un cliente de paso. Modela el estado de la unidad de forma explícita y nunca dejes que el stock se vuelva negativo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo manejo un modelo de bici que viene en cinco tallas y tres colores?

Modélalo como un catálogo de dos capas. El modelo (Trek Marlin 7, 2026) es un registro de producto, y cada combinación de talla y color es su propia variante con su código de barras, costo, precio, cantidad y casillero. El stock siempre vive en la variante, nunca en el modelo, así que 'tres en stock' siempre es una talla y un color concretos y nunca puedes vender por error una talla L que no tienes.

¿De verdad necesito rastrear los números de serie del cuadro?

Para las bicicletas completas y las eléctricas, sí. El número de serie del cuadro es lo que liga una unidad concreta a su comprador, a su ventana de garantía y a cualquier reclamación por robo. Modela esas bicis como unidades serializadas, una fila por cuadro físico con un estado, y mantén las cámaras, los cables y los tornillos como simple cantidad. Registrar el número de serie en un registro público como Bike Index en el momento de la venta también ayuda a recuperarla si alguna vez la roban.

¿Cómo evitan los trabajos de reparación desajustar mis conteos?

Haz que la orden de trabajo sea una transacción de inventario. Cuando un mecánico agrega una cadena o una cámara a un trabajo, esa pieza se descuenta del mismo stock que vende el salón de ventas. La mano de obra se factura aparte, pero cada pieza física que sale de la estantería, ya sea vendida en el mostrador o instalada en la trastienda, sale de un único conteo.

¿Puede gestionar un pedido especial para un cliente que quiere algo que no tengo en stock?

Sí. Un pedido especial es una línea de orden de compra ligada a un cliente. Pides la variante concreta al proveedor, y cuando llega se recibe contra la orden de compra y se marca como apartada en lugar de stock libre, así no se le vende a un cliente de paso antes de que tu cliente venga a recogerla.

¿Cómo ayuda esto con la compra previa a la temporada y la estacionalidad?

Como cada variante lleva un punto de pedido y el sistema rastrea la rotación real, el panel de reposición muestra qué se mueve y qué está por debajo del umbral de cara a la primavera. Colocas las órdenes de compra al proveedor desde esa vista. La idea no es automatizar la decisión de compra, sino hacer evidente la foto de estantería frente a demanda para que no estés adivinando antes de tus meses de mayor actividad.