App de reservas para tutores: clases recurrentes, horas prepagadas y control de ausencias

El problema

• Las clases recurrentes viven en hilos de mensajes y un calendario compartido, así que mover el horario del martes a las 16:00 o intercambiar una semana se convierte, sin avisar, en una doble reserva o en una clase perdida.
• Las horas prepagadas se cuentan a mano en una hoja de cálculo, y cada pocas semanas un padre discute cuántas sesiones quedan en realidad.
• Una ausencia o una cancelación de último momento te cuesta una hora por la que rechazaste otro trabajo, pero no hay ninguna política aplicable ligada a la reserva.
• Quien paga (el padre o responsable) no es quien se presenta a clase (a menudo un menor), así que la facturación, los recordatorios y el consentimiento tienen que llegar cada uno a la bandeja de entrada correcta.

Un día con el sistema

1. Un padre reserva una clase de prueba desde tu página de reservas (en tu propio dominio) y el sistema crea un registro del responsable con los datos de facturación y el consentimiento, y luego vincula al alumno.
2. Fijas una franja recurrente —todos los miércoles a las 17:00— y la serie de sesiones se genera para todo el periodo, cada ocurrencia en su propia fila que puedes mover o cancelar por separado.
3. El responsable compra un paquete de 10 horas; se emite una factura a su correo y, una vez pagada, las diez horas se acreditan al saldo de ese alumno.
4. 24 horas antes de cada clase, un recordatorio automático llega por WhatsApp o correo al responsable y al alumno, con el enlace de video para las clases en línea o la dirección para las presenciales.
5. Das la clase y la marcas como completada: se descuenta una hora del paquete y el saldo restante se actualiza al instante.
6. Un alumno cancela la mañana de la clase; la marcas como cancelación tardía, tu política cobra la hora y el saldo lo refleja, sin ese mensaje incómodo de seguimiento.
7. Cuando a un alumno le quedan dos horas, el panel señala el saldo bajo y te sugiere enviar una factura de renovación antes de la próxima clase.
8. Al final de la semana revisas las sesiones completadas, los ingresos y la agenda de la próxima semana en un solo panel: todo el negocio, alojado en ybuild y servido desde tu dominio.

Dónde falla la IA

• Las franjas recurrentes no son un único evento de calendario. Una implementación ingenua crea una sola reserva en lugar de una serie con excepciones por ocurrencia, así que saltar una semana de vacaciones o mover una clase o rompe toda la serie o la duplica en silencio.
• Quien paga y quien aprende son dos personas distintas. Modelar a todos como un solo usuario funde al responsable y al alumno en uno, y entonces le manda la factura al niño y el recordatorio de tarea al padre. La facturación, el consentimiento y los recordatorios tienen que dirigirse cada uno a la parte correcta.
• La cuenta de horas debe descontar al completar, no al reservar, y restaurar en una cancelación válida. Descuenta demasiado pronto y una clase reprogramada cobra doble; olvida restaurar y los padres pierden horas pagadas. Las clases de media hora y de 90 minutos deben contar como fracciones, no como sesiones enteras.
• Las ventanas de cancelación deben usar la zona horaria local de la clase, no la del servidor. Para un alumno en línea a dos husos de distancia, "24 horas antes" es un clásico error por uno que cobra una tarifa cuando no debe o la perdona cuando no debe.
• Los alumnos son a menudo menores de edad, así que recopilar su información puede activar normas de privacidad infantil: en EE. UU., COPPA exige el consentimiento verificable de los padres antes de recabar datos de menores de 13 años. Encamina el registro y el consentimiento a través del responsable en lugar de dejar que los niños se registren solos.

Preguntas frecuentes

¿Maneja clases semanales recurrentes y me deja mover o saltar una sola semana?

Sí. Configuras la franja semanal una vez y la serie se genera para todo el periodo. Cada clase es su propio registro, así que puedes reprogramar o cancelar un miércoles sin alterar el resto de la serie.

¿Cómo controla los paquetes prepagados para que no entregue horas de más?

Cada alumno tiene un saldo de horas ligado a su paquete. Las clases completadas lo descuentan, las cancelaciones válidas devuelven horas y el panel señala el saldo bajo antes de que un alumno se quede sin horas, así el conteo nunca es una suposición ni una discusión de hoja de cálculo.

El padre paga pero el hijo asiste: ¿la app puede separarlos?

Sí. El responsable y el alumno son registros separados vinculados entre sí. Las facturas y el cobro van al responsable, los recordatorios de clase pueden llegar a ambos y el consentimiento queda asociado al responsable, lo que además te mantiene del lado correcto de las normas de privacidad infantil.

¿Puedo aplicar una política de cancelación y ausencia de 24 horas?

Marcas una reserva como cancelación tardía o ausencia y tu política se aplica automáticamente —cobrando la hora o la tarifa que fijaste— usando la zona horaria local de la clase para que la ventana siempre se calcule correctamente.

¿Funciona para tutorías en línea entre zonas horarias, y puedo agregar otros tutores después?

Cada alumno y cada clase llevan su propia zona horaria, así que los recordatorios y las ventanas de cancelación se mantienen correctos esté donde esté el alumno. Puedes empezar en solitario y agregar cuentas de tutor más adelante a medida que creces hacia un pequeño centro: todo sigue alojado en ybuild y servido desde tu propio dominio.