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O problema

• O spinning das 6h lota, três pessoas faltam e dezoito bicicletas ficam pela metade, enquanto a lista de espera em papel dos alunos que queriam entrar nunca foi chamada.
• Os pacotes de aulas e os planos vivem em uma planilha, então a recepção não sabe dizer se o pacote de 10 aulas de alguém acabou, venceu, ou se o plano ilimitado está retido por um pagamento que falhou.
• Não existe nenhuma política de cancelamento que alguém consiga fazer valer —os alunos desistem cinco minutos antes da aula sem pagar nada, então as faltas são crônicas e os horários nobres parecem cheios mas rodam vazios.
• As trocas de professor e os fechamentos em feriados são avisados na mão, por mensagem, e mesmo assim tem aluno que aparece num estúdio trancado para uma aula que foi cancelada.

Um dia com o sistema

1. O dono monta a grade semanal uma única vez —cada aula com seu professor, horário e capacidade— e o sistema gera as instâncias de aula com data para as próximas semanas.
2. Um aluno entra no seu próprio domínio, vê a grade da semana com as "vagas restantes" ao vivo e reserva o HIIT de sábado às 9h; o sistema confirma que o pacote dele tem crédito e desconta um.
3. O spinning das 6h atinge o limite de 18 bicicletas; o próximo aluno toca em "entrar na lista de espera" e fica na fila por ordem, em vez de ser recusado.
4. Às 20h um aluno com reserva cancela —dentro da janela de 12 horas, então ele perde o crédito— e o sistema promove automaticamente o primeiro da lista de espera e avisa ele por WhatsApp/email sobre a vaga liberada.
5. Um professor cai doente: o dono remaneja um substituto naquela única instância de aula (ou a cancela), e todos os que tinham reserva são avisados automaticamente, então ninguém aparece diante de uma porta trancada.
6. Na hora da aula, o professor abre a lista em um tablet e registra a presença dos alunos; quem reservou mas não veio é marcado como falta, o que sinaliza a conta dele conforme a política.
7. O pagamento mensal de um aluno falha, o status dele vira em espera e as novas reservas ficam bloqueadas até resolver a cobrança, enquanto as reservas que ele já tinha continuam intactas.
8. No fim da semana o dono revisa a presença por aula e por professor, identifica os horários que continuam rodando vazios e corta ou muda eles.

Onde a IA erra

• A capacidade pertence à instância de aula com data, não ao modelo recorrente. Uma construção ingênua limita a aula uma única vez, então um único cancelamento parece "liberar uma vaga" em toda terça-feira futura. Cada ocorrência precisa da sua própria contagem, lista de espera, substituto e cancelamento.
• A corrida pela última vaga: dois alunos tocam "reservar" na última bicicleta no mesmo segundo. Sem uma verificação de capacidade atômica dentro de uma transação, você vende a aula além do limite —e o mesmo bug promove duas pessoas da lista de espera para uma única vaga aberta.
• O cálculo da janela de cancelamento precisa rodar sobre o horário de início local da aula e sobreviver às mudanças de horário de verão. Erre o fuso ou a hora que adianta na virada e você cobra taxa de falta sobre cancelamentos perfeitamente válidos.
• Créditos e reembolsos são o modelo econômico: cancele dentro da janela e o crédito é perdido, cancele fora dela e o crédito volta para o pacote. Uma construção que sempre reembolsa —ou que nunca reembolsa— quebra a sua receita em silêncio. Pacotes vencidos e planos congelados também precisam bloquear a reserva.
• Um aluno de primeira vez precisa ter um termo de responsabilidade assinado / uma triagem de saúde no cadastro antes de poder participar —deixar alguém reservar e treinar sem o termo é uma brecha de responsabilidade de verdade, não um luxo opcional. E nunca guarde você mesmo os números de cartão; processe os pagamentos pelo cofre de um provedor em conformidade com o PCI.

Perguntas frequentes

Como os pacotes de aulas e os planos ilimitados convivem em um só sistema?

O registro de pacote de cada aluno carrega um tipo de plano e, para os pacotes, um saldo de créditos. A reserva desconta um crédito de quem tem pacote e, para os ilimitados, apenas verifica se o status está ativo e não congelado. A tela de reserva e o motor de cancelamento leem essa mesma carteira, então um aluno nunca consegue reservar uma aula que o pacote dele não cobre.

O que acontece quando uma aula lota?

Os novos pedidos entram em uma lista de espera ordenada em vez de serem recusados. Quando alguém cancela ou uma vaga abre, o sistema promove automaticamente a primeira pessoa da fila e avisa ela —você nunca corre atrás de bicicletas vazias na mão. Na ybuild isso roda ao vivo no seu próprio domínio, então os alunos resolvem todo o fluxo sozinhos.

Posso aplicar uma política de cancelamento e cobrar pelas faltas?

Sim. Você define uma janela —digamos, 12 horas. Cancelou fora dela, o crédito volta para o pacote; cancelou dentro, ou simplesmente não apareceu, o aluno perde o crédito ou é marcado e cobrado conforme a sua regra. É a tela de check-in do professor que transforma uma reserva em um registro de presença ou de falta.

Como lido com um professor que fica doente ou com um fechamento em feriado?

Como cada aula com data é a sua própria instância, você cancela ou reatribui só aquela ocorrência e todos os que têm reserva são avisados automaticamente. O modelo recorrente e todas as outras semanas ficam intactos, então uma mudança pontual nunca reescreve a sua grade inteira.

Os alunos precisam assinar um termo antes de reservar?

Você pode exigir um termo de responsabilidade assinado ou um questionário de saúde antes de confirmar a primeira reserva de um aluno, e guardar a data de assinatura no cadastro dele para a equipe poder comprovar depois. Os pagamentos passam por um provedor em conformidade com o PCI, então os números de cartão ficam no cofre dele e nunca no seu sistema.