App de contabilidade para pequenas empresas

O problema

• Receitas e despesas estão espalhadas por uma conta corrente da empresa, um cartão pessoal que você jurou parar de usar, o PIX e uma gaveta cheia de recibos de papel, então nenhum número sozinho diz quanto o negócio realmente ganhou.
• Nada é classificado até a época do imposto, quando você passa um fim de semana adivinhando se um lançamento foi material, software ou uma refeição com cliente, e perde deduções reais porque o recibo já sumiu.
• Ninguém concilia com o banco, então um fornecedor cobrado em dobro, um pagamento devolvido ou uma tarifa bancária mensal fica sem ser notado e a contabilidade silenciosamente deixa de bater com a realidade.
• O imposto sobre vendas que você recolheu e o dinheiro que você moveu entre as suas próprias contas são contados como receita, inflando tanto o lucro que você declara quanto o imposto estimado que você paga sobre ele.

Um dia com o sistema

1. Você configura o seu plano de contas uma única vez; a ybuild o preenche com categorias padrão vinculadas às linhas fiscais do Anexo C, ou você descreve o seu negócio e ela ajusta a lista ao que você de fato gasta.
2. Um pagamento sai da conta corrente da empresa; você registra como saída de dinheiro, escolhe o fornecedor nos contatos, arquiva em Material de escritório e cola a foto do recibo no lançamento.
3. Uma ida ao atacado é em parte material e em parte uma refeição com cliente, então você divide a única transação entre duas categorias e cada valor é roteado para a sua própria linha fiscal.
4. Um cliente paga uma fatura; você registra uma entrada de dinheiro contra esse cliente, e no mesmo lançamento ela vai para a sua conta de receita e aumenta o seu saldo bancário.
5. Você move 2.000 dólares da conta corrente para a poupança; marca como transferência, então o app move o saldo sem contar como receita nem como despesa.
6. No fim do mês chega o seu extrato; você abre a conciliação, marca cada transação compensada, e o app aponta os dois lançamentos que impedem a diferença de chegar a zero.
7. Um deles é uma duplicata de um cartão passado duas vezes; você o exclui, a diferença cai a zero, e o app trava o período conciliado.
8. No fim do trimestre e do ano você puxa o DRE e o relatório de despesas por categoria fiscal, mais a lista de prestadores a quem você pagou 600 dólares ou mais marcados para um 1099, e entrega tudo ao seu contador.

Onde a IA erra

• Cada real tem dois lados. Registrar uma despesa sem também reduzir uma conta bancária ou de caixa deixa um livro que nunca concilia e um DRE que se afasta do seu saldo real. Uma implementação ingênua que guarda um valor solto contra uma única categoria quebra as partidas dobradas em silêncio; cada transação precisa tanto de uma categoria quanto de uma conta de origem dos recursos.
• Caixa versus competência não é um botão de exibição, muda quando a receita e a despesa entram nos livros, quando o dinheiro é recebido e pago versus quando é ganho e incorrido. Escolha um método para o negócio e mantenha a consistência; segundo a Publicação 538 do IRS você em geral precisa do Formulário 3115 para trocar, e misturar receita por competência com despesa por caixa produz números que nenhum contador vai assinar.
• Nunca altere uma transação conciliada. Uma vez que um mês está conciliado com um extrato bancário, editar ou excluir um lançamento dentro desse período desequilibra em silêncio um mês já fechado. Trave os lançamentos conciliados e registre um lançamento de ajuste com data para as correções em vez de sobrescrever o histórico.
• As transferências entre as suas próprias contas, e as retiradas ou aportes do sócio, não são receita nem despesa. Uma implementação que trata cada entrada como receita conta o dinheiro em dobro e infla a conta do imposto; modele as transferências como o seu próprio sentido para que movam saldos sem tocar no DRE.
• O imposto sobre vendas e as retenções da folha que você recolhe são passivos que você deve ao governo, não o seu dinheiro. Lançar o imposto sobre vendas recolhido como receita superestima o lucro e subestima o que você repassa, e os gastos pessoais num cartão da empresa precisam ficar marcados à parte das despesas dedutíveis, já que misturar o pessoal com o do negócio é um alerta clássico numa fiscalização.

Perguntas frequentes

O app deve usar regime de caixa ou de competência?

O regime de caixa reporta a receita quando você a recebe e as despesas quando você as paga; é mais simples, e a maioria das pequenas empresas abaixo do limite de receita bruta do IRS na Publicação 538 pode usá-lo. O regime de competência lança a receita quando ela é ganha e as despesas quando incorridas, e se você trabalha com estoque em geral precisa usar competência. Escolha um método e mantenha a consistência, já que trocar exige o Formulário 3115. Você diz à ybuild qual método o seu negócio usa e ela ajusta cada relatório para corresponder, de modo que o seu DRE nunca seja uma mistura dos dois.

Isso substitui o meu contador?

Não, ele produz a contabilidade limpa de que o seu contador precisa. O app mantém um livro classificado e conciliado com os recibos anexados e exporta um DRE e um resumo de despesas por categoria, de modo que o fim de ano vira uma entrega em vez de uma reconstrução. A estratégia tributária, as decisões sobre o tipo de empresa e a declaração em si continuam com um contador, que agora parte de números arrumados em vez de uma caixa de sapatos.

Por quanto tempo eu preciso guardar esses registros?

O IRS em geral diz para guardar os registros por pelo menos 3 anos, 4 anos para os impostos sobre a folha, 6 anos se você subdeclarar a receita em mais de 25%, e por tempo indeterminado se nunca declarou ou apresentou uma declaração fraudulenta. Como o seu livro e as imagens dos recibos vivem num banco de dados gerenciado na ybuild, com backup e servido no seu próprio domínio, você mantém todo o histórico de vários anos intacto sem um arquivo físico, e ele está lá quando uma fiscalização ou um pedido de empréstimo pede.

Ele dá conta do problema da caixa de sapatos cheia de recibos?

Sim. Você anexa a imagem de um recibo diretamente a cada transação como o documento de suporte que o IRS espera por trás de uma dedução, e pode dividir um recibo entre várias categorias. O papel pode ir para uma gaveta como backup enquanto o registro pesquisável vive no app, então na época do imposto o recibo de qualquer lançamento está a um clique do lançamento a que pertence.

Por que conciliar com o meu banco importa?

A conciliação mensal é como você prova que a contabilidade bate com a realidade. Marcar as transações compensadas contra o extrato revela duplicatas de cartões passados duas vezes, pagamentos que voltaram e tarifas bancárias que você nunca registrou, antes que se acumulem num ano de números em que não dá para confiar. O app mostra a diferença em tempo real e trava o mês assim que ela chega a zero, para que um período fechado continue fechado.