PDV para pequeno varejo

O problema

• O imposto sobre vendas não é um número só. Dependendo do produto e do regime, roupas, alimentos e certos itens têm alíquota reduzida ou isenção, e um revendedor com documento válido não paga nada, então uma alíquota única sobre o carrinho inteiro cobra a mais do cliente e declara errado o que você deve.
• Dinheiro é dinheiro de verdade que some. Pagamentos divididos, troco e sangrias de caixa acontecem o dia todo, e sem um fundo de abertura e um fechamento de esperado contra conferido, uma sobra ou falta no fim da noite fica invisível em vez de ser investigada.
• A contagem desanda em uma semana. Cada venda, devolução e cancelamento precisa mexer no estoque do mesmo jeito, ou o número na tela e o número na prateleira se separam antes do próximo pedido de compra.
• Você paga aluguel por terminal a um fornecedor que é dono do seu catálogo. Preços, categorias, recibos e relatórios moram dentro da caixa-preta dele, no domínio dele, e personalizar qualquer coisa significa esperar o roadmap deles.

Um dia com o sistema

1. Abertura: o operador faz login e abre um turno de caixa com um fundo de abertura conferido, digamos 300 reais em notas pequenas. O caixa já está no ar e cada venda deste turno fica ligada a essa sessão.
2. Primeira venda: você lê os códigos de barras, os itens entram no carrinho com seu preço e classe fiscal, um cupom de 10 por cento se aplica como desconto de linha, e o imposto é calculado apenas sobre as linhas tributáveis na alíquota da sua loja, depois soma e arredonda uma única vez.
3. Recebimento: o cliente paga uma parte em dinheiro e outra no cartão. A parte do cartão vai para o seu processador de pagamentos e só voltam um token, os últimos quatro dígitos e a bandeira; o troco é calculado sobre a parte em dinheiro, o recibo vai por e-mail, e cada linha baixa a quantidade do seu produto.
4. Devolução: alguém traz um item de volta com o recibo. Você localiza pelo número do recibo e emite um estorno como um registro novo e vinculado que reverte exatamente o imposto e a forma de pagamento e recoloca o item na prateleira.
5. Correção: uma leitura errada é cancelada antes do recebimento e nunca toca no estoque; uma venda concluída que saiu errada é estornada, não apagada, então a trilha de auditoria e as contagens permanecem intactas.
6. Venda isenta: um revendedor com certificado de revenda compra sem imposto. Você marca a venda inteira como isenta, registra o número do certificado e nenhum imposto é cobrado em qualquer linha.
7. Conferência de reposição: no meio da tarde, a visão de estoque baixo lista tudo que está abaixo do ponto de reposição, para você fazer os pedidos aos fornecedores antes do corre-corre do fim de semana em vez de depois de acabar o produto.
8. Fechamento: o operador confere o caixa. O sistema mostra o dinheiro esperado (fundo de abertura mais vendas em dinheiro menos estornos e sangrias em dinheiro) contra o dinheiro conferido, registra a sobra ou falta e imprime um relatório Z de vendas, imposto recolhido e totais por forma de pagamento, tudo hospedado na ybuild.

Onde a IA erra

• Guardar o número completo do cartão. Um desenvolvimento ingênuo salva o cartão inteiro para facilitar estornos ou reimpressão de recibos, o que joga você direto para dentro do escopo do PCI DSS e transforma a loja em um passivo de vazamento. O app precisa entregar o cartão a um processador de pagamentos e ficar só com um token, os últimos quatro dígitos e a bandeira, e nunca ver o número em si.
• Tributar todo o subtotal em uma única alíquota. O imposto tem de ser calculado por linha, conforme a classe fiscal, apenas sobre os itens tributáveis, e então somado e arredondado ao centavo uma única vez. Aplique uma alíquota única ao carrinho e você cobra a mais em itens isentos, a menos em outros, e declara errado o que recolhe, que é exatamente o que dispara uma fiscalização.
• Editar ou apagar vendas concluídas. Cancelamentos e estornos precisam ser registros novos vinculados ao original, nunca edições nem exclusões. No instante em que uma venda concluída pode ser alterada, o seu relatório Z, o seu total de imposto e o seu estoque param de bater e você não sobrevive a uma fiscalização. As vendas são somente para acréscimo.
• Modelar os cartões e esquecer o dinheiro. Lojas de verdade fazem pagamentos divididos, dão troco e tiram sangrias do caixa, e depois conferem a sobra ou falta no fechamento. Sem um turno de caixa e a conta de esperado contra conferido, o dinheiro simplesmente some sem como saber para onde.
• Deixar o estoque desandar nas pontas. Um estorno precisa devolver o item, um cancelamento não pode baixar, e a quantidade nunca deveria ficar negativa em silêncio. Erre uma dessas e a contagem vira ficção em uma semana, e os pontos de reposição viram chute.

Perguntas frequentes

Posso guardar os números de cartão dos clientes para facilitar estornos e recibos?

Não. Guardar números de cartão completos coloca você no escopo do PCI DSS e é um passivo sério. Encaminhe o cartão ao seu processador de pagamentos e guarde só um token, os últimos quatro dígitos e a bandeira do cartão. Os estornos usam o ID da transação do processador, então você nunca precisa do número em si, e um vazamento do seu banco de dados não expõe nenhum dado de cartão utilizável.

Como o sistema acerta o imposto sobre vendas em itens isentos?

Cada produto carrega uma classe fiscal, como padrão, isenta ou reduzida. O imposto é calculado por linha, apenas sobre as linhas tributáveis, na alíquota da sua loja, e então somado e arredondado ao centavo uma única vez. Para um cliente isento, como um revendedor com documento válido, você marca a venda inteira como isenta e registra o número do documento, assim a papelada existe caso um dia peçam.

O que acontece quando um cliente devolve algo?

Você localiza a venda original pelo número do recibo e emite um estorno como um registro novo e vinculado. Ele reverte exatamente o imposto e a forma de pagamento do original, devolve o item ao estoque e aparece no seu relatório Z como um estorno. A venda original nunca é editada nem apagada, então o dia continua batendo.

Ele lida com dinheiro, ou só com cartões?

Os dois, incluindo pagamentos divididos em uma mesma venda, além de PIX. Um operador abre um turno de caixa com um fundo conferido, o sistema acompanha as vendas, estornos e sangrias em dinheiro ao longo do turno, e no fechamento mostra o dinheiro esperado contra o que você conferiu e registra qualquer sobra ou falta. Essa conferência diária é a linha que separa um PDV de verdade de um brinquedo só de cartão.

Como saio das taxas por terminal e do subdomínio do meu PDV atual?

Você descreve o caixa, o catálogo, as classes fiscais e os relatórios que quer, e a ybuild constrói e hospeda o app em funcionamento no seu próprio domínio. Seus produtos, preços e histórico de vendas ficam em um banco de dados gerenciado que é seu, não trancado dentro do terminal de um fornecedor, e não há aluguel por caixa pelo privilégio de registrar uma venda.