Gestão de pedidos para distribuidores de atacado

O problema

• Cada cliente tem o seu próprio preço negociado. Um caixa de varejo conhece um único preço por SKU, mas você trabalha com preços de contrato, faixas por volume e níveis de cliente, então o preço de uma linha é na verdade uma função de quem compra, o quê, quanto e quando.
• Você compra, estoca e expede em unidades diferentes. Um produto fica na prateleira como unidades avulsas, é vendido pela caixa de 24 e se movimenta por palete, e um sistema que guarda um único número não consegue dizer se «pedir 3» significa três unidades ou três caixas.
• Você raramente atende o pedido inteiro. Sempre falta alguma coisa, então você expede o que tem e deixa o resto em falta, enquanto um sistema ingênuo pressupõe o atendimento total e ou baixa estoque demais ou descarta em silêncio a demanda não atendida.
• Você vende a prazo, não à vista. Os clientes pagam em Net 30 contra um limite de crédito, você fatura pelo que de fato foi expedido, e um pedido liberado acima do limite de um cliente é dinheiro que talvez você nunca veja.

Um dia com o sistema

1. De manhã: um vendedor ou um cliente faz um pedido. Você escolhe o cliente e a tela de lançamento carrega a tabela de preços daquele cliente, então cada linha é precificada pela tarifa negociada em vez do preço de tabela.
2. Você lança as linhas por caixa, «3 caixas do SKU 4247», e o sistema converte para unidades usando as unidades por caixa, verifica qualquer regra de pedido mínimo e de somente caixa, e mostra o preço estendido no número de contrato dele.
3. O pedido confronta o limite de crédito do cliente com o saldo em aberto de contas a receber. Se fosse deixá-lo acima, o pedido cai em bloqueio por crédito em vez de ser liberado para o depósito.
4. Na liberação, o que há em estoque é alocado ao pedido; o que faltar é dividido automaticamente em uma linha de falta, então um item esgotado não segura todo o resto.
5. O depósito trabalha uma lista de separação agrupada por endereço de estoque. O separador confirma as quantidades, que podem ser menores do que as pedidas, e qualquer separação a menor volta para a linha de falta.
6. A confirmação de expedição gera o romaneio, baixa do estoque apenas a quantidade enviada e cria a nota fiscal pelo que de fato saiu, carimbada com as condições do cliente e uma data de vencimento.
7. As linhas em falta ficam abertas no pedido. Quando a ordem de compra de reposição chega, elas aparecem em uma fila de atendimento de faltas e são expedidas como uma segunda expedição, faturada em separado.
8. No fim do dia, os relatórios de aging de contas a receber e de pedidos em aberto mostram quem está fora do prazo, quais pedidos estão em bloqueio por crédito e quanto estoque está comprometido contra a reposição que está chegando.

Onde a IA erra

• Precificar pelo cadastro do produto em vez da tabela de preços do cliente. No atacado o preço é uma função de cliente, SKU, quantidade e data: preços de contrato, faixas por nível e promoções convivem todos. Guarde um único preço por SKU e você vai, em silêncio, cobrar demais de uns clientes e de menos de outros, e cada disputa de nota fiscal se rastreia direto até aí.
• Modelar a quantidade em uma única unidade. Você compra, estoca, vende e expede em unidades diferentes: unidade, embalagem interna, caixa e palete. Se o esquema não guardar uma unidade base e as unidades por caixa e converter entre elas, alguém pede «3» pensando em três caixas e você expede três unidades, ou o contrário.
• Pressupor o atendimento total. O varejo baixa o pedido inteiro no caixa; o atacado expede parcial e deixa o resto em falta. Se uma linha de pedido não puder carregar qty_ordered, qty_shipped e qty_backordered como três números separados, as faltas desaparecem e você ou baixa estoque demais ou perde por completo a demanda não atendida.
• Faturar no pedido em vez de na expedição. Você fatura pelo que foi expedido, não pelo que foi pedido, ou o cliente é faturado por mercadoria em falta que nunca recebeu. A nota fiscal precisa ser gerada na confirmação de expedição a partir das quantidades enviadas, com condições e uma data de vencimento, não no lançamento do pedido.
• Pular o controle de crédito e a alocação. Liberar um pedido que estoura o limite de crédito de um cliente, ou prometer o mesmo estoque para dois pedidos porque nada é alocado em estoque, são as duas formas pelas quais um sistema de atacado perde dinheiro em silêncio. O disponível para promessa é o que há em estoque menos o já alocado, e o bloqueio por crédito precisa ser um status de pedido real contra o qual o depósito não possa separar.

Perguntas frequentes

Como dou a cada cliente o seu próprio preço?

Atribua cada cliente a uma tabela de preços ou a um nível, e guarde preços unitários específicos por cliente, com faixas por quantidade, em price_list_items. A tela de pedido então resolve o preço a partir da tabela do cliente, do SKU, da quantidade e da data, então um cliente com contrato e um cliente recém-criado podem pedir o mesmo SKU e cada um vê o seu próprio número. O preço de tabela do produto é apenas o fallback quando nenhuma entrada da tabela se aplica.

Vendemos pela caixa, mas estocamos pela unidade. Como isso funciona?

Cada produto carrega uma unidade base e as unidades por caixa, digamos 24. Você pede e precifica na unidade que escolher, e o sistema converte para a unidade base para o estoque. Pedir 3 caixas aloca 72 unidades, e as regras de pedido mínimo e de somente caixa são aplicadas no lançamento para que ninguém peça meia caixa.

O que acontece quando não consigo atender o pedido inteiro?

A linha se divide. A quantidade disponível é alocada e expedida agora, e a falta vira uma linha de falta que fica aberta no pedido. Quando a sua reposição chega, ela aparece em uma fila de atendimento de faltas e é expedida como uma segunda expedição, faturada em separado, então você nunca promete estoque que fisicamente não tem.

Quando o cliente é de fato faturado?

Na confirmação de expedição, pelo que de fato foi expedido, não no lançamento do pedido. A nota fiscal assume as condições de pagamento do cliente, como Net 30, e uma data de vencimento, e é lançada no saldo de contas a receber dele. A mercadoria em falta é faturada apenas quando é expedida, então um cliente nunca é cobrado por algo que ainda está no seu depósito.

Como paro de expedir para um cliente que não pagou?

O pedido confronta o limite de crédito do cliente com o saldo em aberto de contas a receber. Um pedido que o deixaria acima cai em bloqueio por crédito, um status real contra o qual o depósito não pode separar, até que alguém revise e libere. Essa única verificação é o que separa um sistema de atacado de verdade de um bloco de pedidos glorificado.