Gestão de estoque para oficinas mecânicas

O problema

• As peças ficam em três lugares ao mesmo tempo: uma gaveta, o caminhão de entrega do fornecedor e uma ordem de serviço aberta, e ninguém consegue dizer ao certo o que está de fato disponível frente ao que já está comprometido com um serviço.
• Os valores de casco viram dinheiro não reclamado empilhado: um casco de alternador de 60 dólares ou um casco de cabeçote de 300 dólares fica largado numa prateleira, a janela de devolução de cerca de 30 dias vence e a oficina engole o depósito.
• O mesmo número de peça é substituído por outro, se divide por versão ou motor, ou serve em quatro veículos diferentes, então uma contagem ingênua diz que você tem a peça quando ela não vai encaixar de fato no carro que está no box.
• Peças com defeito e pedidas a mais esperam semanas por uma RMA e pelas condições de reposição, prendendo caixa enquanto ninguém controla qual fornecedor ainda deve um crédito.

Um dia com o sistema

1. Um consultor de serviço abre uma ordem de serviço para o carro que está no box, capturando o chassi (VIN) e o ano/marca/modelo, para que cada peça seja verificada contra a compatibilidade real, não apenas contra um nome.
2. O mecânico lista o que o serviço precisa; o consultor busca no catálogo para ver o que está na prateleira frente ao que precisa ser pedido, a que custo e de qual fornecedor.
3. Peças em estoque são retiradas da gaveta, a quantidade disponível cai e cada linha entra na ordem de serviço com preço pela matriz de peças, em vez de uma margem fixa.
4. Tudo o que não está em estoque cai numa ordem de compra ligada àquela ordem de serviço e é enviado ao fornecedor escolhido; as linhas em falta são sinalizadas para o consultor poder dar um prazo realista.
5. Quando o entregador chega, as peças são recebidas contra a ordem de compra, as quantidades disponíveis sobem, e a quantidade e o preço são conciliados linha a linha contra a nota fiscal do fornecedor.
6. Se uma peça tem casco, o depósito é discriminado na OS, o casco velho é ensacado e guardado, e começa uma contagem regressiva da janela de devolução contra aquele fornecedor.
7. Cascos sujos e qualquer peça com defeito voltam na próxima passagem do fornecedor, e o sistema registra o crédito do casco ou a RMA para que a oficina realmente recupere o depósito.
8. No fechamento de cada semana, uma contagem cíclica concilia uma fatia da prateleira, e os relatórios de reposição e de estoque parado mostram o que repor e o que devolver antes de virar obsoleto.

Onde a IA erra

• Os valores de casco não são só mais uma linha. O Bureau of Automotive Repair da Califórnia exige que sejam discriminados separadamente no orçamento e na nota fiscal, e o depósito continua sendo um passivo vivo até o casco ser devolvido, normalmente em cerca de 30 dias. Trate um casco como receita comum e você quebra as regras de divulgação e ainda perde o reembolso.
• A compatibilidade não é um para um. Um número de peça pode ser substituído por um mais novo, se dividir por versão ou motor, ou servir em vários veículos diferentes, então ligue as peças a um chassi (VIN) ou ao ano/marca/modelo e nunca presuma que uma contagem que bate significa que a peça vai encaixar de fato.
• A maioria das peças é pedida especialmente por serviço, não estocada. Se o projeto modelar tudo como estoque de prateleira, aparece estoque fantasma e o sistema pensa que você tem uma bomba d'água que nunca estocou. Marque de forma explícita as peças de estoque frente às que não são.
• Uma peça devolvida não pode voltar silenciosamente ao estoque vendável. Devoluções por defeito voltam sob uma RMA e podem ter taxa de reposição, e pedidos a mais podem não ser devolvíveis. Controle o fornecedor, o status da RMA e o crédito devido separadamente da quantidade disponível.
• As peças não têm um único preço fixo. A margem roda sobre uma matriz por faixas de custo, e o custo da mesma peça muda a cada ordem de compra, então guarde o último custo (ou o custo médio) por recebimento e aplique preço pela matriz; fixe um preço de tabela no código e a margem escorre em silêncio. Decida também quando a quantidade é baixada, na retirada ou no fechamento da ordem de serviço, ou um serviço cancelado vai contar duas vezes.

Perguntas frequentes

Como isto se diferencia de uma suíte completa de gestão de oficina como Tekmetric, Shopmonkey ou Mitchell 1?

Essas são suítes amplas tudo-em-um cobradas por assento de mecânico. Com o ybuild você descreve o fluxo enxuto de estoque e rastreio de cascos que sua oficina realmente usa e recebe um sistema em funcionamento ajustado às suas gavetas, aos seus fornecedores e à sua matriz, hospedado no ybuild e servido no seu próprio domínio, usado sozinho ou junto do que você já roda.

Ele consegue controlar os valores de casco e realmente recuperar meus depósitos?

Sim. Cada casco é registrado quando entra numa OS, com uma contagem regressiva da janela de devolução por fornecedor e um status de devido, devolvido ou creditado, para que um casco de cabeçote de 300 dólares nunca vença silenciosamente numa prateleira.

Ele lida com vários fornecedores e comparação de preços?

Sim. Cada peça se liga a um fornecedor com seu número de conta, condições e horário de corte de entrega, para você ver quem tem uma peça em estoque, a que custo e quem ainda te deve um crédito de devolução.

Vários consultores e mecânicos podem usar ao mesmo tempo?

Sim. A autenticação gerenciada dá a cada pessoa um login e um papel, então o balcão, o gerente de peças e os mecânicos veem todos as mesmas contagens ao vivo sem atrapalhar uns aos outros.

Posso trazer minha lista de peças existente?

Sim. Importe suas peças, custos e endereços de prateleira atuais de uma planilha para semear o catálogo, e depois mantenha-o ao vivo conforme você pede e recebe, tudo guardado num banco de dados gerenciado por trás do seu próprio domínio.