面向自由职业者的开票应用

痛点

• 可计费工时散落在备忘录、电子表格和你的记忆里，于是发票发出去时工时要么漏算、要么重复计算。
• 你发出一张发票，然后就没有下文了。没有任何系统告诉你它已经逾期 14 天，直到你碰巧去查银行余额才发现。
• 每个发票编号都靠手动输入，结果就是重复、跳号，以及会计问你为什么 14 号发票后面跟着的是 21 号。
• 到了报税时，你得从散落在邮件各处的 PDF 里重建一整年的收入，却没有一个记录着究竟谁付了款的累计总额。

系统里的一天

1. 周一早上你打开应用，把周五通话的三小时记到 Acme Co. 名下；它会作为一条未开票、可计费的工时记录落地。
2. 你把新客户 Riverside Studio 录入一次：他们的邮箱、30 天账期和 95 美元时薪，从此再也不用重新输入其中任何一项。
3. 月底你打开 Acme 的未开票记录，勾选要开票的那些，点击「创建发票」；明细行会从你的工时日志中预填。
4. 应用会分配下一个连续的发票编号，按客户账期把到期日设为 30 天后，并计算小计、税额和合计。
5. 你审核后点击「发送」，发票会以 PDF 形式发送到客户邮箱，同时状态从草稿翻转为已发送。
6. 某个客户只付了一部分；你在一张 1,500 美元的发票上登记一笔 500 美元的付款，状态便显示为部分付款、仍有 1,000 美元未结。
7. 十五天后一张未付发票越过了到期日；应用会把它标记为逾期，并自动发出一封礼貌的提醒邮件。
8. 季度末你打开仪表盘：已开票总额、已收款总额，以及究竟谁还欠着你、逾期了多少天的精确清单。

AI 容易出错的地方

• 发票编号必须连续，绝不能重复使用或跳号。一个草率的实现如果生成随机 ID、或按客户各自重新编号，会让会计头疼，在某些司法辖区还会在税务稽查时出问题。应在发票最终确定时才占用编号，而不是每张草稿都占一个。
• 不要让编辑一张已付款发票悄悄改动它的金额。一旦发送或付款，发票就是一份财务记录；锁定金额，需要更正时用一张贷记单或一张新发票，而不是覆盖历史。
• 已经拉进某张发票的工时记录必须标记为已开票，这样它们就不会被再次计费。经典的重复开票 bug 就是下个月又把同一批工时选进去，因为没有任何东西标记它们已被用掉。
• 付款条款和币种属于客户，而不是一个全局设置。一个同时有美国和欧盟客户的自由职业者需要按发票处理币种和税；把币种写死成一种、或只用一个增值税率，在第二个客户出现的那一刻就会崩。
• 逾期提醒需要真正的到期日计算（开具日期加账期）和一个宽限边界。差一天的日期逻辑会把催款邮件提前一天发出去，反而烧掉了你本想从其身上收款的客户关系。

常见问题

一张自由职业发票要具备什么才算有效？

至少要有：你的法定姓名和税号（在美国是 SSN 或 EIN）、客户的名称和地址、一个唯一的发票编号、开具日期和到期日期、对工作的逐项描述，以及合计金额。你的 ybuild 应用会自动强制编号和日期，并把你的税务信息存在客户记录上，让每张发票都带上它们。一年内付给你 600 美元或以上的客户会用 1099-NEC 表向 IRS 申报，所以你的记录应当与他们的对得上。

这个应用真的能替我催逾期客户吗？

能，这正是构建它的意义。当你设置好某个客户的账期（比如 30 天），ybuild 会算出每张发票的到期日，一旦这个日期过了，发票就翻转为逾期并自动给客户发提醒邮件。你不必再耗掉自由职业者普遍反映每月要搭进去的那一整天来追钱，而系统会一直催，直到这笔付款被登记到该发票上。

我给不同国家、不同币种的客户开票。这行得通吗？

币种和付款条款存在每个客户身上，于是一个美国客户可以按 15 天账期用美元开票，而一个欧盟客户按 30 天账期用欧元开票，每张发票都带自己的税行。你描述你实际拥有的客户，ybuild 就据此构建字段，而不是在整个应用里强推一种写死的币种。

我的数据存在哪里？如果我的笔记本坏了还安全吗？

你的客户、工时记录和发票都存在 ybuild 上一个托管的数据库里，自动备份，应用则运行在你自己的域名上。没有任何东西只存在你机器上的一张电子表格里，所以你可以从任何设备打开这个运行中的系统，报税季来临时你一整年的收入历史都完好无损。

构建这个需要我会写代码吗？

不需要。你用大白话描述你想要的开票系统、你开票的客户、你如何收费以及你的付款条款，ybuild 就会设计数据库、构建应用，并把它上线部署到你自己的域名上。等你之后需要一个新字段或第二封提醒邮件时，用话说出来即可，运行中的应用会原地更新。